W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesowym dokumentacja firmy odgrywa istotną rolę w zachowaniu porządku i efektywności pracy. Niezależnie od branży i skali działalności, właściwe zarządzanie fakturami stanowi fundament udanej organizacji. Poznaj 5 wartościowych praktyk, które znacząco wpłyną na sposób, w jaki przechowujesz i wykorzystujesz dokumenty w pracy.
Wprowadź elektroniczny obieg dokumentów
Wielu właścicieli firm już dostrzegło konkretne korzyści płynące z automatyzacji przepływu faktur, a pracownicy działów administracji czy księgowości z pewnością docenią elektroniczny obieg dokumentów umożliwiający przepływ informacji w sposób cyfrowy. Tego typu innowacyjna forma przetwarzania danych pozwala zaoszczędzić czas na wielu codziennie wykonywanych czynnościach, takich jak:
- przeszukiwanie danych,
- skanowanie i archiwizowanie,
- fakturowanie,
- podpisywanie dokumentów,
- wysyłanie pism finansowych do innych działów,
- dodawanie załączników i niezbędnych opisów.
Zastosuj obieg faktur z integracją OCR i KSeF
Ręczny obieg faktur to przeszłość. Nowoczesne aplikacje do obiegu faktur z integracją OCR i KSeF przynoszą znaczną poprawę w efektywności finansowej firmy. Wykorzystując rozpoznawanie optyczne znaków (OCR), treści są automatycznie przetwarzane i kategoryzowane, co eliminuje ryzyko błędów ludzkich. Obieg faktur z integracją OCR i KSeF pozwala na szybkie i bezbłędne przekazywanie dokumentów pomiędzy działami, przyspieszając cały proces.
Uzyskaj mobilny dostęp do dokumentacji
Najnowsze zmiany w kodeksie pracy coraz bardziej wspierają pracę zdalną i mobilność pracowników. Wprowadzając do swojej firmy elektroniczny obieg dokumentów, nie musisz już tracić pieniędzy na wynajmowanie biura w celu archiwizacji, a stosując obieg faktur z integracją OCR i KseF zyskujesz pewność, że zatrudniony personel będzie miał dostęp do najważniejszych treści w swoim zaciszu domowym podczas spotkań online.
Chroń dane osobowe swoich klientów i pracowników
Jeżeli jesteś właścicielem firmy, na pewno zdajesz sobie sprawę z tego, jak ważna jest ochrona danych osobowych zwłaszcza przy obowiązującej dyrektywie RODO. Inwestując w elektroniczny obieg dokumentów, możesz zastrzec dostęp do poufnych informacji, dzięki czemu newralgiczne dane nie trafią w niepowołane ręce. Dodatkowo stosując obieg faktur z integracją OCR i KseF zyskasz łatwy dostęp do zarchiwizowanych pism, więc nie musisz się już obawiać o ich zniszczenie czy zgubienie.
Zredukuj zużycie papieru
Korzystając z elektronicznego obiegu dokumentów, przyczyniasz się do ochrony środowiska poprzez redukcję ilości zużywanego papieru. Dodatkowo automatyzacja procesów przekłada się na oszczędność czasu i środków, eliminując błędy ludzkie i opóźnienia.
Jeżeli wciąż borykasz się z nawarstwiającymi się fakturami na Twoim biurku, sprawdź, jakie rozwiązania proponuje firma Qalcwise, której propozycje zrewolucjonizują procesy biznesowe w Twojej działalności. Uzyskaj dostęp do ważnej dokumentacji z dowolnego miejsca na świecie i przekonaj się jak obieg faktur z integracją OCR i KseF, usprawni pracę w Twojej firmie.
