Organizacja konferencji wymaga starannego zaplanowania najdrobniejszych szczegółów – począwszy od terminu i lokalizacji wydarzenia, aż po wybór i wysłanie zaproszeń do gości. Sprawdź, jak powinno wyglądać zaproszenie na konferencję.
Dlaczego zaproszenia na konferencję są ważne?
Wybór i przygotowanie odpowiedniego zaproszenia na wydarzenie jest bardzo istotne zarówno ze względów komunikacyjnych, jak i wizerunkowych. Przede wszystkim pełni ono funkcję informacyjną. Dobrze zaprojektowane powinno zawierać wszystkie dane pozwalające uczestnikowi na bezproblemowe dotarcie na miejscu w wyznaczonym czasie i terminie. Pomaga tworzyć dobre pierwsze wrażenie, a tym samym kreuje wizerunek organizatora. Służy też zainteresowaniu odbiorcy i skłonieniu go do uczestnictwa w evencie.
Przemyślana treść to podstawa
Co powinno zawierać zaproszenie? Najistotniejsza jest warstwa tekstowa. Powinna ona być zwięzła, czytelna, a jednocześnie zawierać niezbędne informacje dotyczące daty, godziny i miejsca przedsięwzięcia. Niezależnie od tego, czy na organizację wydarzenia wybierasz sale konferencyjne w Krakowie, czy w mniejszej miejscowości, możesz umieścić dokładne informacje dotyczące dojazdu na miejsce. Na zaproszeniu zamieść też logo organizatora i tytuł konferencji.
Jeśli dokument jest odpowiednio duży, wskaż w nim planowany harmonogram i najważniejsze informacje na temat prelegentów biorących udział w wydarzeniu. Jeżeli nie możesz zamieścić tak szczegółowych danych na zaproszeniu, w dobrym tonie jest dołączenie do niego informatora. Umieść w nim krótkie dane na temat występujących osób, uwzględniając ich osiągnięcia i doświadczenie zawodowe. Wskaż planowane godziny rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych sesji, wystąpień, wydarzeń specjalnych i przerw.
Spersonalizuj zaproszenie, dzięki czemu osoby, które je otrzymają, poczują się docenione. Umieść zatem na papierze imię i nazwisko odbiorcy. W ten sposób pokażesz, że został on przygotowany z myślą o konkretnym uczestniku, co na pewno zwiększy jego zainteresowanie eventem.
Wygląd zaproszenia pomaga budować wizerunek
Zaproszenie to zazwyczaj pierwszy kontakt gościa z wydarzeniem – ważne zatem, aby był to kontakt jak najlepszy. Starannie zaprojektowany i sformułowany list pomoże zrobić dobre wrażenie na potencjalnym uczestniku. Zadbaj zatem o spójność i klarowność tekstu. Odpowiednio duża czcionka i stonowana kolorystyka zwiększą czytelność zaproszenia. Unikaj bogactwa ozdobników, grafik i barw – zamiast nich postaw na elegancki minimalizm.
Jeśli do zaproszenia dołączasz dodatkowe elementy, np. informator z harmonogramem i informacjami na temat prelegentów, zwróć uwagę, aby wszystkie dokumenty były utrzymane w tej samej stylistyce. Użyj zatem jednakowej czcionki i podobnej kolorystyki.
Przedstawione wskazówki pozwolą Ci stworzyć profesjonalne zaproszenie, które zachęci gości do wzięcia udziału w evencie. Planujesz organizację sympozjum, prelekcji czy innego wydarzenia biznesowego? Sprawdź nowoczesne, kompleksowo wyposażone sale konferencyjne Warszawa, Kraków czy Gdańsk – niezależnie od tego, gdzie chcesz zorganizować event, w serwisie Mojekonferencje.pl znajdziesz idealny obiekt.
